Электронный документооборот
Учет и отчетность
Участие в закупках
Торговля и ритейл
Автоматизация бизнеса
Проверка контрагентов
Обучение
Коммуникации
Сделки с недвижимостью
Открытие счета
Предприниматели малого и среднего бизнеса ищут способы увеличить объемы реализации товаров и прибыль. Один из таких способов — участие в государственных и коммерческих торгах.
Что такое тендерный аутсорсинг
Предприниматели малого и среднего бизнеса ищут способы увеличить объемы реализации товаров и прибыль. Один из таких способов — участие в государственных и коммерческих торгах.
Чтобы участвовать в закупках, не обязательно нанимать тендерного специалиста в штат или обучать уже работающего сотрудника. Компания может попросить помощи у сторонней организации или специалиста.
Тендерный аутсорсинг можно сравнить с бухгалтерским. В обоих случаях организация нанимает специалиста только на время — чтобы выполнить определенную задачу. Такое сотрудничество позволяет сэкономить на оплате труда, но при этом получить помощь профессионала.
Если вы еще не получили электронную подпись, оформите ее в удостоверяющем центре, который прошел аккредитацию. В УЦ Контура есть подписи для торгов, отчетности и личных дел. Поможем оформить сертификат ФНС для руководителя.
Какие услуги входят в тендерный аутсорсинг
Каждый поставщик самостоятельно решает, сколько и какие именно работы передать сотруднику на аутсорсе. Так, компании, которые еще ни разу не участвовали в закупках, могут заказать проанализировать рынок торгов в своем регионе. Возможно, заказчики редко проводят подходящие им тендеры. А иногда закупок бывает много, но во время торгов конкуренты сильно снижаются. В этих случаях выходить на новый рынок будет невыгодно. Тендерный специалист подскажет о таких рисках. Он составит аналитический отчет и поможет подобрать верную стратегию участия.
Специалист на аутсорсе сможет подготовить новичка к участию. Например, он поможет:
- выбрать и заказать подходящую электронную подпись,
- зарегистрировать компанию на портале Госуслуг и в Единой информационной системе в сфере закупок (ЕИС),
- пройти аккредитацию на необходимых электронных торговых площадках (ЭТП),
- разобраться в требованиях закона или положения о закупках заказчика.
Также аутсорсеру можно доверить поиск и отбор целевых торгов. Государственные и коммерческие заказчики публикуют новые торги каждый день. Чтобы подобрать подходящий тендер нужно разбираться в поисковой системе, правильно подобрать ключевые слова. Специалист настроит поисковый запрос за вас и периодически будет мониторить опубликованные тендеры. Однако специалист может только порекомендовать определенную закупку и предупредить о возможных рисках. Решение об участии должен принять сам поставщик.
Если вы уже нашли интересный тендер, специалисту на аутсорсе можно доверить пройти один этап или всю закупку целиком. Он может:
- проанализировать закупочную документацию и составить заявку на участие,
- участвовать за вас в аукционе и подать ценовые предложения,
- помочь подписать контракт или договор в срок.
Если заказчик нарушил закон или завысил требования к товару, специалист подготовит жалобу в ФАС.
Сопровождение участия в торгах доверьте профессионалам
Плюсы и минусы аутсорсинга тендеров
От сотрудничества со специалистом на аутсорсе можно выделить несколько преимуществ:
- Экономия средств компании. Поставщику не нужно платить зарплату штатному специалисту и делать за него обязательные взносы. Ему не нужно тратиться и на его обучение и повышение квалификации. Все расчеты между поставщиком и аутсорсером проходят за фактически выполненные услуги.
- Защита от ошибок. Ошибиться можно на каждом этапе закупки. Так, неверно указанный ГОСТ в заявке может привести к тому, что компанию не допустят к участию. Иногда ошибка оборачивается и более серьезными последствиями. Если поставщик не вовремя подпишет контракт, его могут внести в Реестр недобросовестных поставщиков (РНП). В этом случае рынок закупок закроется для него на три года. Опытный тендерный специалист знает законы и следит за их изменениями. Он не раз готовил заявки на участие и работал в аукционных залах на разных ЭТП.
Один из главных недостатков специалистов на аутсорсе — они не дают гарантий. Победа в закупке зависит не только от их профессионализма, но и от самого поставщика. Не важно, сколько опыта у того, кто подает ценовое предложение в аукционе, важно — какую цену он предлагает.
Работу тендерного специалиста придется оплатить независимо от результата закупки. Однако, вы можете сотрудничать с аутсорсером, который берет плату за победу, обычно 1-2% от суммы выигранного контракта.
Если вы еще не получили электронную подпись, оформите ее в удостоверяющем центре, который прошел аккредитацию. В УЦ Контура есть подписи для торгов, отчетности и личных дел. Поможем оформить сертификат ФНС для руководителя.
Что лучше: тендерный аутсорсинг или штатный специалист
Обычно выделяют три портрета поставщиков, для которых специалист на аутсорсе выгодней штатного:
Новички в закупках
Участникам без опыта сложно определить, в каком тендере стоит участвовать. А от грамотного выбора закупки иногда может зависеть исход торгов. Также на первых порах легко допустить ошибку. Чтобы не набивать свои шишки, поставщик нанимает специалиста, который знает законы и не раз участвовал в торгах.
Редкие участники
Некоторые компании редко участвуют в закупках. Например, если поставляют сезонные товары или выполняют специфичные работы. Таким поставщикам невыгодно ради нескольких закупок в год держать штатного тендерного специалиста. Зачастую им даже не нужно искать закупки: заказчики приходят к ним сами.
Иногда роль специалиста по тендерам по совместительству выполняют другие сотрудники, например, бухгалтеры или секретари. Но они также допускают ошибки и не всегда успевают следить за изменениями в законах. Поэтому поставщикам удобнее обратиться за помощью к аутсорсеру: ему не нужно платить зарплату каждый месяц, но при необходимости он быстро подключится к работе.
Амбициозные участники
Такие поставщики часто участвуют в закупках, у них в штате даже могут быть один или несколько тендерных специалистов. Но даже они не успевают поучаствовать во всех подходящих торгах. Например, если два сложных тендера проходят примерно в одно время, на подготовку к ним может не хватить времени. Чтобы не выбирать одну закупку и не упускать возможную прибыль, они нанимают стороннего специалиста.
Как выбрать компанию для тендерного сопровождения, которой можно доверять
Найдите несколько компаний или независимых специалистов с подходящими вам условиями сотрудничества. После этого сравните их по нескольким характеристикам:
- Опыт. Посмотрите, какое образование у специалиста и сколько он работает в сфере закупок. Обратите внимание, на каких тендерах он специализируется. Если вы хотите участвовать только в коммерческих закупках, вам не подойдет специалист в закупках по 44-ФЗ.
- Статистика участия в закупках. Профессионализм аутсорсера можно оценить по количеству закупок, в которых он участвовал. Обратите внимание на процент допущенных заявок и побед в закупках. Однако следите за тем, чтобы специалист не был перегружен. Большое количество клиентов может сказаться на качестве его работы.
- Обещания. Не доверяйте компаниям, которые гарантируют победу и обещают вернуть деньги в случае поражения. Честный специалист предупредит, что результат закупки зависит не только от него.
- Стоимость услуг. Мы уже говорили, что некоторые аутсорсеры устанавливают фиксированные цены, а другие — берут дополнительную плату за победу. Оцените, выгодно ли вам будет сотрудничать с выбранным специалистом.
- Сроки договора. Если не уверены в емкости рынка, выбирайте компании, которые согласны провести тест-драйв на одну закупку или подписать договор на один или два месяца работы. За это время вы успеете оценить, нравится ли вам работать со специалистом и понять, выгодно ли участвовать в закупках.
- Отзывы клиентов. Почитайте, что говорят бывшие и действующие клиенты специалиста. Изучите не только его официальный сайт, но и другие источники. Если есть возможность — пообщайтесь с клиентами лично.
Если вы еще не получили электронную подпись, оформите ее в удостоверяющем центре, который прошел аккредитацию. В УЦ Контура есть подписи для торгов, отчетности и личных дел. Поможем оформить сертификат ФНС для руководителя.